为适应社会发展需要，新蔡县委编办不断探索档案管理新模式、新途径、新方法，通过优化建档方式、科学设置检索条目、创新工作理念等方法，切实提升档案信息的开发利用率，充分发挥档案信息的服务功能，为机构编制工作迈上新台阶添砖加瓦。

一、全力“集”，建成电子档案数据库，完成数字化转型。一是拓宽档案载体，完成电子化建档工作。新蔡县委编办将1988年以来的纸质档案文件全部扫描为PDF格式文档，实现数字化档案库建设，由此减少纸质档案因移动、拖拉、翻阅而造成的机械磨损，从而延长纸质档案的使用寿命。二是建立“双备份”制度，实现档案管理“双保险”。为有效规避重大自然灾害、突发事件和人为因素对档案资料带来的风险，新蔡县委编办出台档案管理“双备份”制度，即纸质档案和电子档案的“双备份”，实现档案信息的同步收录、存档和更新，切实提升档案安全指数。

二、清晰“理”，科学设计归档体系，提升工作效能。一是在严格遵守公文管理相关要求的前提下，建立“年度”+“部门”的电子档案“双系统”，实现“两条腿走路”。在“年度系统”里，以自然年度建档，每个年度里按照上级文件、党委、政府、编委、编办等不同的行文机构进行二次分类归档；在“部门系统”里，围绕乡镇、街道、党委、人大、政府、政协、群团、县直属事业单位建立起一级文件夹，内部再次建立涵盖本部门行政机关和所属事业单位的二级文件夹，每个子文件夹内按照政策文件、上级批复、机构变更、编制调整等进行分类归档。二是建立科学检索条目，从“手动”查阅到“智能”搜索。邀请县档案馆资深档案管理人员，结合机构编制工作特点，研究适用于机构编制业务的索引方式，实现档案的规范管理与科学实用的结合，达到“一低一高”的目的，即：降低时间成本，提高工作效率。

三、突出“用”，升级服务水平，提升档案价值。如何用好档案是档案管理的最终落脚点。新蔡县委编办以实用性为导向，充分挖掘档案价值，用好用活档案数据，让档案资料服务于机构编制整体工作、服务于领导决策、服务于经济社会发展需要。一是直线式服务，在不涉密的前提下，及时准确的提供档案信息，满足编办内部和相关单位对机构编制档案的查阅需求。二是深挖式服务。发挥主观能动性，分类梳理档案信息，通过横向比较和纵向比对，打通档案数据库的内部脉络，为领导决策提供有数据、有分析的参考依据。